Comment négocier une offre?
Dans quels cas pouvez-vous négocier ?
Vous ne pourrez négocier les offres que lorsque vous aurez recours à une procédure permettant la négociation. Selon la procédure retenue, les négociations seront obligatoires ou facultatives :
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Procédure négociée sans publication préalable (art. 42 de la loi) |
Les négociations sont possibles mais non obligatoires |
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Procédure négociée directe avec publication préalable (art. 41 de la loi) |
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Procédure concurrentielle avec négociation (art. 38 de la loi) |
Les négociations sont obligatoires (sauf si vous avez prévu dans l’avis de marché de vous réserver la possibilité de ne pas négocier) |
Que pouvez-vous négocier ?
L’objet de la négociation
Les négociations portent sur les offres soumises afin de les adapter aux exigences indiquées dans le CSC et dans les autres documents du marché et de rechercher la meilleure offre.
Lors de la négociation, des modifications peuvent donc être apportées à l’offre pour la mettre en adéquation avec les besoins du pouvoir adjudicateur et avec les conditions décrites dans les documents du marché.
Dans le cadre de la négociation, les soumissionnaires peuvent être invités à préciser, compléter, améliorer le contenu de leur offre voire même à inclure des prestations nouvelles ou complémentaires.
Il faut veiller au caractère non négociable des exigences minimales et des critères d’attribution. Les exigences minimales peuvent cependant être négociées en PNSPP pour autant que vous n’ayez pas exclu cette possibilité dans les documents du marché et qu’il s’agit d’un marché soumis à la publicité belge.
Les limites de la négociation
Les règles de bonne administration, le principe d’égalité entre les soumissionnaires, les contraintes que vous vous êtes imposées dans les documents du marché, la comparaison effective des offres doivent être respectés.
La négociation ne peut aboutir à modifier l’objet du marché ou ses conditions ni à déroger aux clauses essentielles de la réglementation.
Elle ne peut pas non plus aboutir à donner à un critère un sens qu’il n’avait pas dans le CSC, les critères d’attribution n’évoluant pas au fil des négociations.
Il n’est pas possible de négocier les clauses et conditions essentielles du CSC. Vous êtes tenu de veiller à ce que les exigences du marché auxquelles vous avez attribué un caractère impératif soient respectées.
Comment se déroulent les négociations ?
Les pré-requis
Pour bien négocier, il faut :
- Bien connaitre son besoin et la manière dont il a été exprimé dans le CSC ;
- Avoir clairement pris position sur les objectifs poursuivis et avoir bien défini les contraintes ;
- Avoir une bonne connaissance des limites budgétaires ;
- Avoir déterminé le temps dont vous disposez pour mener à bien les discussions avec les soumissionnaires ;
- Avoir défini une méthodologie précise de négociation.
Les offres négociées
Les offres initiales vont consister la base des négociations. Ensuite, des offres ultérieures seront déposées, éventuellement en phases successives.
Il vous est également possible de prévoir une « short list » et une réduction du nombre d’offres sur base des négociations pour autant que cela ait été prévu dans les documents du marché.
La négociation peut avoir lieu en face à face ou par écrit.
Enfin, le dépôt des offres finales, pour lequel vous devez fixer une date limite, annonce la fin des négociations.
Les offres finales seront finalement analysées sur base des critères d’attribution afin de déterminer quelle est la BAFO (best & final offer), à savoir l’offre économiquement la plus avantageuse suite aux négociations.
Les techniques de négociations
Il existe différentes techniques pour négocier :
- La technique dite du râteau : la négociation a lieu en parallèle avec l’ensemble des soumissionnaires ;
- La technique dite de l’entonnoir : vous décidez de réduire progressivement le nombre de soumissionnaires avec lesquels les négociations sont poursuivies ;
- La technique dite de la cible : vous décidez, dès le dépôt des offres de ne négocier qu’avec un seul des opérateurs économiques consultés à condition que vous soyez en mesure de justifier cette option.
À quoi faut-il être attentif ?
Vous devez veiller à l’égalité de traitement, la non discrimination et la transparence. Cela implique de :
- Ne pas entamer de négociation avant la date limite de réception des offres ;
- Imposer les mêmes exigences et accorder les mêmes concessions aux différents soumissionnaires se trouvant dans une situation identique ;
- Négocier effectivement avec les soumissionnaires, à tout le moins avec ceux ayant remis une offre compétitive ;
- Ne pas fausser la comparaison objective des offres.
Il existe des garanties adéquates quant au respect des principes d’égalité et de transparence :
- Ne pas donner d’informations discriminatoires susceptibles d’avantager certains soumissionnaires par rapport à d’autres ;
- Respecter la confidentialité des offres et des négociations, tout en ayant cependant la faculté d’attirer l’attention des différents soumissionnaires sur certains points de leurs offres respectives, en vue de leur permettre d’en améliorer le contenu.