Vous devez motiver toutes les décisions qui ont une portée juridique :

• La sélection ou non de chaque soumissionnaire ;
• Le rejet des offres irrégulières ;
• L’analyse et la cotation de chaque offre sur base des critères d’attribution ;
• L’abandon de la procédure (Vous pouvez soit renoncer à attribuer, soit recommencer la procédure, au besoin d’une autre manière) ;
• etc.

Pour tous les marchés dont le montant estimé atteint ou dépasse 30.000 € HTVA, vous devez compiler toutes vos décisions dans un document généralement appelé la « décision motivée d’attribution » (DMA).

Pour les marchés inférieurs à ce montant, vous devez toujours motiver mais de manière beaucoup plus allégée. Il vous suffit d’indiquer dans un document, en quelques lignes, les motifs de droit et de fait qui justifient la décision prise.

Vous devez les motiver :

• En droit (mentionner l’article légal qui justifie la décision).

Ex : articles 43 et 76 ARP concernant l’obligation de signature électronique qualifiée et les conséquences de son absence ;

• Et en fait (indiquer les raisons factuelles qui justifient l’application des articles légaux et donc la décision).

Ex : la signature déposée n’est pas une signature électronique qualifiée.

Après que vous ayez réalisé la comparaison objective des offres entre elles car la motivation est liée à chacune des offres. Elle doit effectivement permettre aux soumissionnaires d’identifier quel a été le cheminement de votre réflexion pour aboutir à votre décision en reprenant l’analyse que vous avez effectuée ;

Avant la notification de l’attribution du marché, sauf dans trois cas exceptionnels de recours à la procédure négociée sans publication préalable (PNSPP) où vous pourrez rédiger votre DMA a posteriori :

• urgence impérieuse justifiée ;
• marchés de fournitures cotées et achetées en bourse ;
• marchés de fournitures achetées à des conditions particulièrement avantageuses.