Un marché public est un contrat qu’un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs (pouvoirs publics) passent avec un ou plusieurs opérateurs économiques (entreprises), contre paiement, pour combler un besoin :

• réaliser des travaux (ex : rénovation de ses bâtiments, routes) ;
• obtenir la fourniture de produits (ex : fournitures de bureau) ;
• obtenir des services (ex : nettoyage)

La pratique des marchés publics est encadrée par une règlementation qui s'impose aux parties contractantes :

La Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ;

La Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics ;

L’Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ;

L’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics (sauf dérogations conformes à son article 9 ou marchés publics de faible montant ne rendant pas expressément cet arrêté applicable).

La règlementation des marchés publics permet notamment de s’assurer que les principes généraux suivants sont respectés :

• le principe de transparence (ex : publicité du marché, clarté des documents de marché, information des décisions du pouvoir adjudicateur) ;
• le principe de proportionnalité (ex : entre les défauts d’exécution et les pénalités qui les sanctionnent) ;
• le principe d'égalité entre soumissionnaires (ex: objectivité des critères de sélection et d’attribution).

Les marchés publics s'inscrivent dans un cycle composé de plusieurs étapes :

Tout opérateur économique qui répond aux exigences de sélection qualitative (si elle est prévue) du cahier spécial des charges (voir sélection qualitative). Le plus souvent, il s’agit d’entreprises.

Est un opérateur économique selon la Loi :

• toute personne physique ou morale, publique ou privée, belge ou étrangère ;
• tout groupement de ces personnes.

Attention cependant : les opérateurs économiques étrangers peuvent soumissionner pour autant qu'ils proviennent d'un pays ayant signé l'accord sur les marchés publics (AMP) ou un accord international équivalent. C'est notamment le cas de tous les Etats membres de l'Union européenne.

Il n’y a pas de recette unique pour prospecter. Il faut se poser les bonnes questions, en fonction de votre besoin propre, pour savoir vers quels acteurs se diriger.

• Effectuez des recherches sur internet. Soyez inventifs : de nombreux sites vous outillent à trouver des fournisseurs/prestataires pour vos besoins précis ;
• Via la fonctionnalité « shortlist » d’un dossier en PNSPP, consultez les cartes de visite des entreprises inscrites sur e-Procurement et donc intéressées à participer à des marchés publics ;
• Vous pouvez aussi consulter les bases de données des fédérations sectorielles ;

• Sur e-Procurement, vous pouvez également d’abord publier un avis de « planification » pour attirer l'attention d'autres entreprises non identifiées qui pourront vous contacter pour échanger sur votre besoin (NB : cette nouvelle terminologie regroupe les avis de « prospection » et de « préinformation » de l’ancienne plateforme) ;

Le législateur a prévu deux moyens d’informer les entreprises de vos futurs marchés :

• La publication d’un avis de pré-information sur e-procurement : c’est un avis que vous allez remplir et publier via e-procurement, après vous être connecté au site. Il informe les opérateurs économiques de votre intention de lancer un marché public prochainement et leur donne l'opportunité d'anticiper et donc de mieux se préparer à y répondre. Cela leur donne également la possibilité de vous contacter pour avoir plus d’informations ou pour vous aider à concevoir votre besoin.

Il a une période de validité de 12 mois et n’est pas engageant juridiquement : vous restez libre de lancer ou non un marché public en lien avec cet avis et dans ce délai.

• La prospection (article 51 loi 17 juin 2016) : voir la FAQ ci-dessus et la fiche pratique.

Il s'agit de l'ensemble de vos démarches, préalables au lancement du marché, qui vous permettent notamment de rencontrer les opérateurs économiques susceptibles d’exécuter votre futur marché et de prendre connaissance de leur offre de produits et/ou services.

Elle vous permet de déterminer plus clairement les produits ou services disponibles pour satisfaire votre besoin.

La prospection est permise pour tous les marchés à condition de ne pas fausser la concurrence et de respecter les principes généraux de transparence et d'égalité entre soumissionnaires (article 51).

Intérêts de la prospection :

• Mieux vous connaissez votre besoin et l'offre existante, mieux vous rédigerez vos documents de marché et plus adéquates seront les offres que vous recevrez ;
• Plus les opérateurs économiques sont informés en amont de vos attentes et de vos contraintes, plus ils auront le temps de se préparer aux marchés à venir et, le moment venu, de remettre une offre de qualité !

Voir notre fiche pratique « prospection » et la FAQ “comment trouver des entreprises à prospecter ?” ci-dessous.

Le choix de la procédure de passation la plus adaptée à votre besoin dépend de plusieurs facteurs tels que :

• le montant estimé du marché ;
• votre volonté de négocier ;
• la complexité de votre besoin ;
• le temps dont vous disposez pour lancer votre marché.

Si vous voulez des astuces pour bien choisir votre procédure de passation, consultez notre arbre décisionnel.

La rédaction d’un cahier spécial des charges plus court et plus lisible permet une meilleure accessibilité des marchés publics aux plus petites (et même aux grandes !) entreprises qui sont souvent découragées par la lourdeur administrative et la complexité qu’engendre la participation à un marché public.

Un conseil : quand c'est pertinent, allégez et simplifiez vos cahiers spéciaux des charges ! La réglementation vous permet dans certains cas de ne pas reprendre in extenso certaines clauses. 

Cela vous permettra :

• d’obtenir plus de participants à vos marchés publics et donc potentiellement de meilleures offres ;
• de diminuer votre charge de travail ;
• d'éviter les malentendus et donc de futurs recours et/ou défauts d’exécution.

Dans tous les cas, attention à votre devoir de transparence et de clarté.

Accédez aux canevas de cahiers spéciaux des charges allégés et simplifiés.

Potentiellement, un ou plusieurs services peuvent vous aider :

• Il faut d’abord voir vos services internes et ce qu’ils proposent.
• Si vous êtes membre d'un SPW, un UAP ou un Cabinet, la direction des marchés publics et des assurances (DMPA : support.dmp@spw.wallonie.be) vous assiste pour toute question relative aux marchés publics (avis, relecture de documents, aide à la rédaction et à la publication, réception des offres, etc.).
• Si vous êtes un pouvoir adjudicateur local :
  • L’UVCW, si vous y êtes affilié, propose des services de support marchés publics ;
  • Via la tutelle administrative, le SPW IAS peut vous aider sur certains points.
• D’une manière générale, des sociétés privées ou des cabinets d’avocats proposent également des supports marchés publics.
• Pour toute question liée à l'utilisation de la plateforme e-Procurement, vous pouvez contacter leur helpdesk.

Un marché public responsable/durable est un marché qui intègre des considérations éthiques, sociales et/ou environnementales. Diverses clauses sont possibles, et ce pour tout type de marché. Suivez le guide !

Si vous souhaitez insérer une clause sociale dans votre cahier spécial des charges, vous pouvez contacter le facilitateur clauses sociales qui vous correspond :

• SPW et OIP régionaux : clausessociales@spw.wallonie.be;
• Sociétés de logement public : clausessociales@swl.be;
• Pouvoirs locaux : marchespublics.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be;
• Membres de l’UVCW : marchespublics@uvcw.be

Pour vous accompagner dans l’élaboration et le suivi de clauses éthiques ou environnementales, un “helpdesk marchés responsables” est mis à disposition de tous les pouvoirs adjudicateurs wallons (conseils, relecture, rédaction, analyse de l'offre économique, etc.) :

Prenez contact le plus en amont possible de votre projet de marché : marchespublics.responsables@spw.wallonie.be

C’est l’acronyme de « cahier des charges type bâtiments ». C’est un outil pour la rédaction de cahiers spéciaux des charges pour les marchés de travaux de bâtiment.
Depuis 2009, sous le pilotage du Service Public de Wallonie, tous les acteurs (publics et privés) de ce domaine s’entendent pour constituer un cadre de référence commun : une bibliothèque d’environ 9500 éléments actuellement.
Le logiciel VitruV permet à l’acheteur de générer ses documents de marché sur base de ce référentiel commun. Cela permet aux pouvoirs adjudicateurs et aux soumissionnaires de parler un même langage et donc d’améliorer leur relation.
Selon la nature de votre pouvoir adjudicateur, vous êtes soit obligé soit invité à utiliser le CCTB.
Pour en savoir plus sur le CCTB, consultez la FAQ et le site batiments.wallonie.be.

Oui, sauf pour un marché de faible montant.

Depuis le 1er septembre 2023, vous avez l'obligation de recourir à la plateforme e-Procurement pour lancer vos invitations à soumissionner pour vos procédures négociées sans publication préalable (PNSPP).

Sauf, à titre exceptionnel :

• pour des raisons de formats de fichiers électroniques inadaptés à ces plateformes ou de licence intellectuelle "bloquantes" (logiciels spécifiques des architectes par exemple) ;
• lorsque le formulaire d'offre nécessite l’utilisation d’un équipement de bureau spécialisé (imprimante grand format par exemple) ;
• s'il est exigé une présentation de maquettes en 3D ;
• si les informations contenues dans les offres sont sensibles (marchés relatifs à la sûreté de l'Etat par exemple).

Attention : ces points sont volontairement simplifiés. Le libellé et les conditions précises sont à consulter ici.

Vous lancez un marché public de faible montant (- de 30.000€ HTVA) mais vous souhaitez comparer plusieurs offres « sur mesure » pour faire votre choix entre différents opérateurs économiques.

Vous pouvez alors procéder de la même façon que pour une procédure négociée sans publication préalable, de façon simplifiée :

• Par la rédaction d’un descriptif de marché
• Par l’envoi de ce descriptif à au moins 3 opérateurs économiques susceptibles de remettre offre

L’opportunité de solliciter des offres écrites dans le cadre d’un marché de faible montant s’apprécie au cas par cas, car cela demande du temps et donc un coût pour les opérateurs économiques.

Pour rappel, si une solution à votre besoin existe déjà sur le marché, vous n’êtes pas obligé de solliciter trois offres écrites. Vous pouvez simplement comparer les conditions des opérateurs économiques :

• via des sites internet, des folders publicitaires ou tout autres documents marketing ;
• et/ou d'une autre manière (meetings commerciaux, etc.).

Veillez toutefois à conserver une trace écrite de vos recherches et comparaisons afin de démontrer que vous avez respecté vos obligations de mise en concurrence et que l'offre que vous avez choisie était objectivement l'offre économiquement la plus avantageuse.

Pour les marchés que vous avez publiés sur e-Procurement, la publication d'un avis rectificatif doit être effectuée sur cette plateforme.

Pour les marchés que vous avez communiqué directement aux opérateurs économiques de votre choix, vous devez notifier vos corrections de manière claire et égalitaire, dans le même délai, à chacun des opérateurs économiques invités à remettre offre.

Attention : dans les deux cas, veillez à adapter si nécessaire le délai ultime de remise des offres afin que celui-ci reste raisonnable et suffisant pour permettre aux opérateurs économiques concernés de prendre en considération les modifications.

La signature électronique : obligatoire ?

- En procédure négociée sans publication préalable :

• soit vous avez utilisé la possibilité de l'article 42§3 de l'ARP et n'avez pas prévu la signature électronique. Vérifiez donc si vos exigences de signature sont remplies ou pas.
• soit vous avez prévu le régime classique de signature électronique comme ci-dessous.

- Dans toutes les autres procédures (sauf les marchés de faible montant), elle est obligatoire. Cela signifie donc que le rapport de dépôt de l'offre/demande de participation doit être signé électroniquement. Si ce n'est pas le cas (c'est-à-dire que la signature n'est pas conforme aux clauses de votre cahier spécial des charges et/ou de la combinaison des articles 43 et 76 de l'ARP), vous DEVEZ écarter l'offre. 

- Notez qu'il existe des exceptions qui vous permettent de ne pas demander la signature électronique.

Quand puis-je régulariser l'offre ?

Vous devez toujours exclure une offre qui n'est pas correctement signée de manière électronique SAUF :

Bon à savoir : La réglementation devrait bientôt évoluer afin de prévoir plus de possibilités de régulariser des offres entachées de vice de signature.

Dans les 20 jours de la date ultime de remise des offres, vous avez vérifié la situation fiscale/sociale des soumissionnaires :

• belges via l'application Télémarc ;
• étrangers via une autre base de données officielle et gratuitement accessible ou une attestation récente qui leur a été délivrée par l'administration compétente.

Si vous constatez des dettes fiscales et/ou sociales supérieures à 3000 € chez un soumissionnaire, vous questionnez le soumissionnaire par courrier afin qu'il justifie sa situation.

Vous DEVEZ l'exclure de la procédure de passation SAUF :

• s’il possède à l'égard d'un pouvoir adjudicateur ou d'une entreprise publique une créance certaine, exigible et libre de tout engagement s’élevant au moins à un montant égal à celui pour lequel il est en retard de paiement, diminué de 3.000 € ;
• ou s’il a rempli ses obligations en payant ou en concluant un accord contraignant en vue d’éponger ses dettes avant la remise des offres et qu’il a obtenu pour ces dettes un plan d’apurement qu’il respecte strictement ;
• ou s’il démontre dans les 5 jours ouvrables à compter du lendemain de la notification du constat de l’existence des dettes qu’il a fait usage de l’unique possibilité de régularisation prévue à l’article 68 ARP. Attention, vous ne pouvez offrir cette possibilité de régularisation qu’une seule fois au soumissionnaire.

La réglementation prévoit que l’évaluation du montant des offres se fait TVA comprise « lorsque la taxe sur la valeur ajoutée engendre un coût pour le pouvoir adjudicateur ». C’est le cas dans la plupart des marchés publics. En effet, en vertu de l’article 6 du Code TVA, la Région est considérée comme non assujettie à la TVA lorsqu’elle intervient dans le cadre de ses activités publiques.

La TVA constitue alors pour elle une charge non déductible, un coût.

Dans ce contexte, les offres remises par les soumissionnaires dans un marché public devront être évaluées TVAC.

Si l'un des soumissionnaires bénéficie d'une exemption de TVA pour diverses raisons (régime de la franchise, exemptions spécifiques telles que celles visées à l'article 44 du code TVA, par exemple...), alors que les autres soumissionnaires non, il convient dans ce cas de comparer le montant HTVA de l'offre du soumissionnaire exempté, au montant TVAC des offres remises par les soumissionnaires non exemptés.

Si vous voulez toujours attribuer votre marché, demandez aux soumissionnaires de prolonger le délai de validité de leur offre AVANT l’échéance du délai.

En général, le délai de validité des offres prévu dans les documents de marché est de 90 jours mais vous pouvez prévoir un délai plus court ou plus long. Durant ce délai, les soumissionnaires ne peuvent pas retirer leur offre. Si le marché leur est attribué, ils devront l’exécuter conformément aux conditions offertes.

Une fois le délai dépassé, les opérateurs économiques ne sont plus tenus par leur offre. A votre demande, ils peuvent décider de maintenir les conditions de leur offre pendant un certain laps de temps supplémentaire. Plus d’infos et un modèle de lettre de demande de prolongation du délai de validité des offres est disponible dans notre rubrique “outils”.

Selon le cas, le refus d’un ou plusieurs soumissionnaires de prolonger le délai de validité de leur offre peut vous amener à renoncer à attribuer le marché (via une décision motivée de non-attribution). Vous devez alors informer l’ensemble des soumissionnaires de votre volonté de relancer une nouvelle procédure de passation.

Le contrat de marché public n’est pas automatiquement cassé. Pour autant, votre adjudicataire ne peut sûrement pas continuer à prester, ou alors partiellement. Prenez d’abord contact avec le curateur et analysez ensemble la situation. Ensuite, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

• Vous pouvez accepter la proposition du curateur de continuer l’exécution du marché ;
   
• Vous pouvez accepter la cession des obligations de l’adjudicataire à un autre opérateur économique lorsque les conditions d’une telle cession sont remplies ;

• Vous pouvez activer une mesure d'office en cas de manquement grave dans l’exécution du marché : résiliation unilatérale (vous pourrez alors ensuite relancer un nouveau marché), exécution du marché en gestion propre ou conclusion d’un marché pour compte avec un ou plusieurs tiers.

Vous devez analyser votre situation propre et opter pour la solution la plus proportionnée, juste et respectueuse de vos intérêts. 

La résiliation du marché s’impose parfois à vous en cours d’exécution :

Sur base de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics :

• en cas de décès de l’adjudicataire (article 61);
• dans les cas prévus à l’article 62 (crimes, corruption, survenance d’un motif d’exclusion, etc.) ;
• lorsque le marché a subi des modifications importantes (article 62/1 1°) ;
• si le marché n’aurait pas dû être attribué à l’adjudicataire à cause d’une infraction grave constatée par la Cour de justice de l’Union européenne (article 62/1 2°) ;
• en cas d’avantage/préjudice très important bouleversant l’équilibre du marché au détriment de l’adjudicataire ou au vôtre, sans que ce bouleversement soit imputable à l’autre partie (articles 38/9 et 38/10) ;
• lorsque l’adjudicataire ou vous-même avez subi un retard ou un préjudice suite aux carences, lenteurs ou faits quelconques qui peuvent être imputés à l’autre partie (article 38/11) ;
• lorsque vous n'avez pas fixé de date de commencement des travaux dans un certain délai (article 76).

Sur base de l’article 1794 du Code civil pour les marchés publics de travaux (attention, l’application de cet article implique que vous payiez des dédommagements pour la part de marché exécutée, les dépenses déjà engagées et la perte du bénéfice escompté).

Sur base d’une clause de résiliation unilatérale insérée dans les documents de marché. Exclure toute indemnisation est possible mais cela risque fort de ne pas inciter les soumissionnaires potentiels à remettre offre.

Quelle que soit l’hypothèse, vous devez rédiger un courrier recommandé et le communiquer à votre adjudicataire.

Est-ce que je peux rédiger un avenant pour prolonger la durée de mon marché ?

Oui. Un avenant peut être rédigé afin de prolonger la durée du marché le temps de réaliser les prestations non encore commandées.

Les conditions d’une prolongation sont les suivantes :

• L’avenant se fonde sur les articles 38/5 et 38/6 RGE ;
• L’avenant doit être réalisé avant la fin du délai contractuel du marché ;
• Il doit être signé par les deux parties et non rédigé sur la seule volonté de l’adjudicateur de prolonger ;
• (Spécifique au SPW) Il doit être signé par le secrétaire général, le directeur général ou l’inspecteur en charge de l’Agence ;
• (Spécifique au SPW) Cet avenant dès lors qu’il n’a pas d’impact budgétaire ne doit pas être soumis à l’avis préalable de l’Inspection des Finances ;
• Vous devez prouver dans le dossier administratif que prolonger la durée du marché n’est pas une modification substantielle car :

1. Soit elle n’introduit pas des conditions qui, si elles avaient été incluses dans la procédure passation initiale, auraient permis l’admission d’autres candidats que ceux retenus initialement ou l’acceptation d’une offre que celle initialement acceptée ou auraient attiré davantage de participants à la procédure de passation ;
2. Soit, elle ne modifie pas l’équilibre économique du marché en faveur de l’adjudicataire d’une manière qui n’était pas prévue dans le marché ;
3. Soit elle n’élargit pas considérablement le champ d’application du marché.

Est-ce que je peux activer la clause « reconduction » du CSC pour poursuivre l’exécution du marché ?

Non. car la reconduction constitue le renouvellement du marché, aux mêmes conditions et non la poursuite du marché initial. Lorsque votre marché comporte une reconduction et que toutes les prestations du marché initial n’ont pas été réalisées de votre chef, vous devez d’abord prolonger valablement le délai de votre marché initial et ensuite envisager la reconduction selon les modalités prévues dans les documents du marché.

Les conditions d’une reconduction sont les suivantes :

• La reconduction doit toujours intervenir avant la fin contractuelle du marché.
• Vous devez notifier à l’adjudicataire votre décision de reconduire le marché avant le terme du marché.
• Si le CSC prévoit un délai de préavis avant l’échéance du marché, celui-ci doit être respecté.
• (Spécifique au SPW) La reconduction du marché doit être soumise à l’avis préalable de l’Inspection des Finances si le marché concerné a déjà fait l’objet d’un avis de l’Inspection des finances au stade de l’attribution.
• (Spécifique au SPW) Après obtention du visa favorable, sur le plan formel, la décision de reconduction peut être notifiée à l’adjudicataire par simple mail, sauf si une autre modalité est prévue par le cahier spécial des charges.
• La décision de reconduction doit être signée par la personne qui a attribué le marché.

Pour comprendre la différence entre la reconduction et la répétition d'un marché, rendez-vous sur notre fiche thématique.