Vous devez informer tous les soumissionnaires qui ont déposé une offre pour votre marché.

Dès que vous avez pris une décision juridique qui les concerne :

• une décision motivée de sélection (si procédure en deux phases) ;
• une décision motivée d’attribution ;
• ou une décision de renonciation à passer le marché.

Vous devez les informer par écrit de la décision qui les concerne, qu’elle soit positive ou négative.

Le contenu de l’information qui doit être donné aux soumissionnaires dépend du niveau de publicité de votre marché (publicité européenne ou belge), de sa dépense à approuver ainsi que du traitement qui a été réservé à leur offre (soumissionnaire non sélectionné, offre irrégulière, offre non choisie et offre retenue).

Selon le cas, vous serez amené notamment à devoir communiquer soit la décision motivée d’attribution (DMA) dans son entièreté ou uniquement des extraits de celle-ci.

Il est également impératif de toujours mentionner les voies de recours à disposition des soumissionnaires, les délais et les juridictions compétentes.

En marché européen (sauf exceptions), l’information adressée à l’ensemble des soumissionnaires dans un premier courrier fait débuter un délai de 15 jours, appelé délai de standstill. Ce délai est destiné à permettre aux soumissionnaires auxquels vous n’attribuez pas votre marché de déposer éventuellement un recours devant le Conseil d’Etat.

Si à l’expiration de ce délai de standstill, aucun recours n’est déposé, vous pouvez alors notifier dans un second courrier au(x) soumissionnaire(s) retenu(s) l’approbation de leur offre et ainsi conclure le marché.

Comme vous le voyez, en marché européen, l’information des soumissionnaires et la notification de la conclusion du marché n’interviennent pas en même temps.

Par contre, en marché belge, l’information des soumissionnaires et la notification de la conclusion du marché interviennent en même temps car il n’y a en principe pas de délai de standstill à respecter (sauf si vous décidez de l’appliquer volontairement).

Cela veut dire qu’au même moment :

• Les soumissionnaires auxquels vous n’attribuez pas le marché vont être informés par écrit des résultats de la procédure ;
• Tandis que le soumissionnaire retenu de votre marché va recevoir dans un seul et même courrier l’information ET la notification de l’approbation de son offre et donc de la conclusion du marché.

Pour conclure le marché. La notification est le point de départ de certains délais tels que le délai d’exécution, et le cas échéant, de certaines obligations pour l’adjudicataire, comme la constitution du cautionnement.

Vous envoyez par écrit la notification de l’approbation de son offre au(x) soumissionnaire(s) retenu(s) qui devient ainsi l'adjudicataire de votre marché.

La notification doit être :

• Adressée par voie électronique ou par fax et, le même jour, par envoi recommandé ;
• Formulée sans aucune réserve ;
• Effectuée valablement et en temps utile dans le délai d’engagement (= délai entre la date de remise des offres et celle de l’attribution du marché, soit le délai pendant lequel le soumissionnaire s’engage à maintenir son offre), fixé dans les documents du marché et éventuellement prolongé.

Dans toutes les procédures de passation, le mode le plus courant de conclusion du marché est la notification à l’adjudicataire de l’approbation de son offre.

Toutefois, il existe des manières alternatives de le faire :

• Pour les marchés publics de faible montant : la conclusion du marché peut également se faire par facture acceptée ;
• Pour la procédure concurrentielle avec négociation (PCAN) et la procédure négociée sans publication préalable (PNSPP) : la conclusion du marché peut également se faire par la signature d’une convention entre les parties. En plus, pour la PNSPP spécifiquement, le marché peut être conclu aussi par la correspondance en fonction des usages du commerce.