Vos objectifs :

Avant de vous pencher sur l’objet de votre marché, vous devrez déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre ou respecter lors de la passation ou l’exécution de votre marché, tels que :

• les objectifs de développement durable (c'est-à-dire des considérations environnementales, sociales ou éthiques). Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page des achats publics responsables.
• d’autres objectifs prioritaires fixés à l’agenda politique (telle la relance du tissu économique wallon par le biais du renforcement de l’accès des TPE aux marchés publics ou par les directives internes de votre organisme) ;
• votre souhait de collaborer avec d’autres pouvoirs adjudicateurs dans la réalisation de votre objectif.

Votre budget :

Vous devrez également tenir compte des aspects budgétaires et/ou opérationnels (telle une enveloppe fermée ou une urgence spécifique par exemple).

Les aspects pratiques :

Vous devrez fixer:

• la description des biens, services ou travaux recherchés ;
• la quantité de fournitures à acheter ou au volume des prestations ou travaux nécessaires ;
• la date de livraison demandée ou la date de commencement/finalisation des prestations ou travaux ;
• le lieu de livraison ou la localisation des services à prester ou des travaux à exécuter ;
• Etc.

Une fois vos objectifs et besoins déterminés, vous devez les exprimer de la manière la plus optimale dans le cadre de votre marché.

Vous devrez prendre en compte plusieurs aspects, dont l’estimation du montant du marché et la procédure envisagée, la comparaison des offres, la durée et les modalités de mise en œuvre du marché.

Voici les questions à vous poser lors de la construction du marché (liste non exhaustive) :

Avez-vous des besoins ponctuels avec des quantités fixées ou continus avec des quantités fluctuantes ?

Selon votre réponse, vous pourrez passer un marché classique ou utiliser le mécanisme de l’accord-cadre. 

Ce mécanisme permet d’avoir une certaine souplesse sur les quantités à commander et le choix de l’adjudicataire qui exécutera la commande. Seules les quantités présumées maximales indiquées dans vos documents de marché vous lient. Si celles-ci sont atteintes, vous devez relancer un nouveau marché. 

En pratique, l’accord-cadre vous permet de passer un marché public « cadre » avec un ou plusieurs adjudicataires, sans qu’il en découle directement une commande et sans que vous soyez obligé de commander une quantité déterminée.

Envisagez-vous de subdiviser votre marché en plusieurs lots ?

On parle d’allotissement du marché. Un marché alloti est un marché subdivisé en lots distincts, dont chacun est susceptible d’être attribué séparément et exécuté de manière distincte. Votre marché sera donc structuré en plusieurs « petits marchés » qui seront chacun traités de manière autonome. Vous pouvez décider de fractionner votre marché d’un point de vue géographique, fonctionnel,  technique ou encore qualitatif ou quantitatif, selon ce qui s’y prête le mieux.

L’allotissement est un levier de premier ordre pour élargir la concurrence et permettre à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, d’accéder aux marchés publics.

Il sera approprié lorsque l’importance des travaux, fournitures ou services à réaliser risque de dépasser les capacités techniques ou financières d’une seule entreprise.

Pour les marchés supérieurs aux seuils européens de publicité, la décision de ne pas allotir votre marché en plusieurs lots doit faire l’objet d’une motivation formelle dans vos documents de marché, expliquant en fait et en droit les raisons qui sous-tendent votre décision.

Quelle sera la durée du marché ? Est-il opportun de prévoir une ou plusieurs reconductions à celui-ci ?

En général, la durée du marché ne peut dépasser 4 ans maximum, toutes reconductions comprises. Une reconduction consiste en un renouvellement du marché aux mêmes conditions, sans nouvelles négociations. Si une ou plusieurs reconductions sont envisagées, leurs modalités doivent être indiquées dans les documents du marché (périodicité, nombre, etc.).

La pertinence de prévoir des reconductions est également analysée lors de la prospection, sur base des échanges avec les opérateurs économiques. En effet, selon les secteurs, des reconductions pourraient fortement influer ou non sur les prix proposés dans les offres.

Est-il intéressant de structurer votre marché en tranches fermes et conditionnelles ?

Contrairement à la reconduction du marché, les tranches, fermes et conditionnelles, bien que liées entre elles par un objet de marché cohérent, peuvent être tout à fait différentes les unes des autres, tant au niveau de leur objet propre que de leur importance ou de leurs conditions d’exécution.

C’est uniquement possible si le marché le nécessite et cela doit être justifié dans votre dossier administratif. Par souci de transparence, vous pouvez indiquer vos motifs dans les documents du marché.

Envisagez-vous de « répéter » votre marché à la suite d’un premier marché de travaux ou de services ?

La répétition de marché permet, si de nouveaux travaux ou services - similaires à ceux du premier marché - sont nécessaires, d’attribuer un second marché à l’adjudicataire de votre premier marché, en vous dispensant de le mettre en concurrence avec d’autres, moyennant le respect de certaines conditions.

Pour pouvoir activer cette faculté, vous devrez :

• avoir prévu cette possibilité de répétition dans les documents de marché du premier marché (conditions, étendue, etc.) ;
• avoir passé le premier marché par procédure avec publication préalable ;
• avoir inclus cette répétition éventuelle dans le montant estimé du premier marché ;
• conclure ce second marché dans les 3 ans suivant la conclusion du premier.

Souhaitez-vous refuser, permettre ou exiger des variantes et/ou des options ?

Une option : c'est un élément accessoire à l’offre de base, qui peut la compléter mais n’est en soi pas nécessaire et que vous serez libre de lever, ou non, en cours d’exécution de marché. Lors de la passation du marché, selon que vous ayez exigé, autorisé ou interdit l’option ou encore que vous n’ayez rien spécifié, vous devrez, pourrez, ne pourrez pas en tenir compte pour établir le classement des offres de base.

Une variante: c'est une alternative à l’offre de base et sera considérée comme une offre à part entière - si elle est exigée ou autorisée dans vos documents de marché ou si vous avez accepté une variante libre, et sera reprise dans le classement des offres. Cela signifie que l’offre ou la variante qui obtient le plus de points est « l’offre économiquement la plus avantageuse ».

Comment allez-vous intégrer vos exigences en matière environnementale et/ou sociale ?

(dans la sélection qualitative et/ou les critères d’attribution, et/ou les spécificités techniques, et/ou les conditions d’exécution de votre marché)

Vos objectifs environnementaux et/ou sociaux pourront être transcrits de différentes façons selon votre degré d’exigence et selon l’état du marché et sa capacité à y répondre.

Vos exigences spécifiques seront érigées en critère de sélection, d’attribution ou inclues dans les spécificités techniques ou les conditions d’exécution de votre marché, entres-autres selon qu’elles portent sur l’ensemble du marché ou sur certains points seulement, sur des aspects principalement techniques ou également/plutôt sur la politique générale des soumissionnaires en matière environnementale ou sociale, sur des procédés et des solutions déjà existants et opérationnels ou non, etc…

Voir la note de cadrage et l'onglet " rédiger mon document de marché ".

Envisagez-vous de réserver tout ou partie du marché ?

Vous pouvez complètement ou partiellement réserver l’accès à votre procédure de passation à des ateliers protégés et/ou à des opérateurs économiques dont l’objectif est l’intégration socioprofessionnelle de personnes handicapées ou défavorisées, ou leur réserver l’exécution de ces marchés dans le cadre de programmes d’emplois protégés, à condition qu’au moins 30% du personnel de ces ateliers, opérateurs économiques ou programmes soient des travailleurs handicapés ou défavorisés.

En Belgique, ces entreprises sont regroupées sous l'appellation « entreprises d'économie sociale d'insertion ». Dans un marché ou pour un lot réservé, elles seules peuvent déposer une offre.

Pour des informations plus détaillées, vous pouvez consulter le guide sur la réservation de marché ou de lot(s) rédigé pour les marchés de travaux (+ modèle de texte à insérer dans le cahier spécial des charges).

Devez-vous prévoir une clause de révision de prix ?

Vous devez obligatoirement prévoir une révision de prix pour :

• les marchés de travaux, sauf pour ceux dont la valeur estimée est inférieure à 120.000 euros et dont le délai d’exécution initial est inférieur à cent-vingt jours ouvrables ou cent-quatre-vingts jours de calendrier 
• les marchés de services visés à l’annexe I de l'AR "exécution".

Lorsqu’elle est facultative, une révision de prix est tout de même conseillée pour les marchés de longue durée ou soumis à des fluctuations importantes de prix.

Quels sont les points d’attention particuliers au regard de l’objet du marché ?

Soyez vigilants aux législations spécifiques applicables à votre marché.

_{Exemple : propriété intellectuelle, application du RGPD, aspects inclusion et accessibilité en cas de service à la personne, etc.}

Pensez à la prospection !

Vous pouvez échanger avec des experts indépendants, des organismes publics ou privés et/ou des opérateurs économiques en vue de préparer la passation de votre marché.

En effet, vous êtes libres de prospecter (la loi parle de consultations préalables au marché) en vue de collecter les informations nécessaires à la rédaction de vos documents de marché et d’informer les opérateurs économiques de vos projets et de vos attentes.

La prospection peut s’envisager dans toutes les procédures mais n’est pas obligatoire. Le choix de prospecter et l’étendue de la prospection vous revient et dépendra de l’ampleur de votre marché, des informations dont vous disposez déjà et de la nécessité de compléter celles-ci .

Quelques points d’attention :

La prospection peut porter sur des aspects techniques, financiers, sur des profils d’opérateurs économiques, sur la planification du marché (disponibilités, échéancier), sur des questions d’exécution, etc.

Elle ne peut avoir pour effet de fausser la concurrence et ne peut donc pas consister en des pré-négociations avec les opérateurs économiques

De manière générale, il faut être attentif à respecter les principes généraux d’égalité, de non-discrimination, de transparence et de proportionnalité, de mise en concurrence effective et de confidentialité en vigueur en matière de marchés publics

Elle doit obligatoirement être antérieure à la procédure de passation et donc antérieure à la rédaction des divers documents du marché (prescriptions techniques, inventaire, cahier spécial des charges, avis de marché, etc.).

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la fiche prospection.