Désormais, l’adjudicataire introduit sa facture de manière électronique pour tous vos marchés publics supérieurs à 3.000€ HTVA.

Une facture est considérée comme électronique quand elle a un « format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique ». Ce n’est pas le cas quand elle est envoyée par e-mail, sous format PDF, ou via support papier notamment. Dans ces cas, vous ne pouvez pas considérer la facture comme régulièrement établie.

Pour les marchés inférieurs à 3.000€ HTVA, le format de la facture reste au libre choix de l’entreprise.

Votre paiement ne peut intervenir qu’après la réalisation des travaux, la fourniture des biens ou la prestation des services. Ceux-ci devant en outre être vérifiés et acceptés par vos soins.

Il s’agit de la concrétisation du principe du « paiement pour service fait et accepté »

Pour chaque type de marché, la réglementation prévoit des modalités particulières en matière de vérification et de paiement.

  Ce sont des délais maximums. Vous pouvez et êtes incités à vérifier et payer plus vite. Ce qui est grandement dans l’intérêt de l’entreprise et donc de la bonne qualité de vos relations, ainsi que de l’attractivité de vos futurs marchés.

 Vous pouvez prévoir de fractionner le paiement sous forme d’acomptes en fonction de l’avancement de l’exécution du marché. Le système des acomptes est une modalisation particulière du principe du « paiement pour service fait et accepté ». Vous devez donc l’avoir spécifiquement prévu dans les documents du marché.

 Vous pouvez également prévoir des avances dans des hypothèses strictement délimitées par la règlementation. L'avance est définie comme le paiement d'une partie du marché, avant service fait et accepté. Puisqu’il s’agit donc d’une exception à ce principe, vous devez l’avoir prévue dans les documents du marché.

Pour les marchés publics de faible montant, les règles générales d’exécution (RGE) et le principe du « paiement pour service fait et accepté » ne s’appliquent en principe pas. Il vous est toutefois recommandé de rendre applicable les modalités décrites ci-dessus quand votre marché le nécessite. C’est le cas notamment s’il présente une certaine forme de complexité, malgré son faible montant.

Cela a un impact sur l’application ou non des conditions générales de vente de votre futur adjudicataire. En effet, vous devrez vous soumettre aux conditions générales de vente de l’adjudicataire (si il les remet dans son offre) sauf si vous avez rendu applicable les règles générales d’exécution dans vos documents de marché.

Si vous dépassez le délai de paiement, vous devez payer à l’adjudicataire, de manière automatique et sans qu’il doive vous mettre en demeure :

 Un intérêt de retard au prorata du nombre de jours de retard ;

Une indemnité forfaitaire de 40€ pour les frais de recouvrement (de plus, outre ce montant forfaitaire, l'adjudicataire est en droit de vous réclamer une indemnisation supplémentaire raisonnable pour tous les autres frais de recouvrement éventuels. Exemple : les dépenses engagées pour faire appel à un avocat ou à une société de recouvrement de créances).

Vous devez donc calculer spontanément les intérêts de retard et les verser à l’adjudicataire.

   La facturation électronique

   Le site internet dédié à la facture électronique en Belgique

  Des modèles de clauses relatives à la facturation électronique à insérer dans vos documents de marché selon que vous soyez un pouvoir adjudicateur SPW ou autre

  Les avances de manière générale et liées aux perturbations causées par la guerre en Ukraine

  Les intérêts de retard