Il s’agit des documents qui régiront le futur marché. Vous devez rédiger ceux-ci :

• Le cahier spécial des charges (CSC) ou le descriptif de marché et leurs annexes
• L’avis de marché ou l'invitation à soumissionner, et leurs avis rectificatifs éventuels

Les soumissionnaires devront rédiger une offre en réponse à ces documents de marché. L'offre de l'adjudicataire (le soumissionnaire qui remporte le marché), telle que vous l'approuverez, deviendra donc également un document de marché.

Cela dépend du montant estimé du marché 

 En dessous de 30.000€ HTVA

• Besoin simple

Vous pouvez décider que votre marché sera conclu sur simple facture acceptée : vous ne devez donc rédiger aucun document de marché. Attention, cela signifie que les conditions générales de l’adjudicataire s’appliqueront à votre marché.

• Besoin complexe

Vous pouvez décider de rédiger un simple descriptif de marché reprenant les clauses essentielles de votre marché.

 Au-dessus de 30.000€ HTVA

La rédaction d’un cahier spécial des charges (CSC) est obligatoire. Ce CSC doit contenir toutes les dispositions contractuelles (administratives et techniques) qui vous permettront de satisfaire au mieux votre besoin. Sa rédaction demande du temps et de la réflexion car vous serez lié ensuite par toutes les clauses que vous y aurez insérées. Des canevas existent pour vous aider.

La clarté de vos documents est déterminante !

Adopter un langage juridique clair vous permet en effet :

• De réduire le risque de recours
• De respecter au mieux le principe général de transparence
• D’augmenter vos chances non seulement d’obtenir des offres, mais également des offres les plus proches possibles de vos attentes

Un « Guide des bonnes pratiques pour des documents administratifs clairs » est disponible.

Quelques bons conseils de forme :

• Attention à la taille de la police
• Préférez une police facile à lire sur écran (Arial, Verdana, Calibri)
• Optez pour une structure claire et visuelle
• Utilisez des tirets ou des puces en cas d’énumérations
• Mettez les éléments essentiels en gras (plutôt qu’en italique, souligné ou majuscules).

Quelques bons conseils de fond :

• Allez à l’essentiel et en ordre utile
  Ex : expliquer une procédure en suivant l’ordre chronologique des étapes
• Conservez les mêmes termes pour parler des mêmes choses
  Ex : formulaire/soumission/dossier = offre
• Simplifiez en vous limitant à une idée par phrase et à 20 mots maximum par phrase
• Evitez les termes étrangers ou les locutions latines !

Le CSC se compose généralement de trois parties :  

               Partie I : Les clauses administratives

• Objet et description du marché
• Droit applicable
• Eléments relatifs à la procédure de passation
• Sélection qualitative
• Analyse des offres
• Modalités de remise des offres
• Prix et modalités de paiement
• Conditions d’exécution
• Fin du marché

Partie II : Les clauses techniques

• Spécifications techniques

Partie III : Les annexes

• Formulaire d’offre
• Inventaire ou métré
• Toute autre annexe pertinente

Dans certains cas, redéfinir votre besoin vous permettra de rendre votre marché plus durable.
Exemple : une photocopieuse multifonction connectée au réseau peut s’avérer suffisante dans un service plutôt qu’une imprimante individuelle dans chaque bureau. Votre cahier de charges ne contiendra aucune clause environnementale et pourtant l’impact environnemental en sera bien moindre (moins de consommation d’énergie, utilisation moindre des ressources, économies d’argent).

Après cette démarche, il peut être utile (voire obligatoire dans certains cas) d’insérer des clauses environnementales sociales ou éthiques dans votre marché.

Nous vous mettons à disposition une série d’outils dont des clauses types à copier-coller sur la page dédiée.

Si ces outils ne vous ont pas apporté les réponses espérées, vous pouvez toujours contacter notre service Helpdesk.

Réservation de marché

La réglementantion permet aux pouvoirs adjudicateurs de réserver l’accès au marché à « des ateliers protégés » (communément appelé en Belgique « entreprises de travail adapté ») et opérateurs économiques « dont l’objectif est l’intégration sociale et professionnelle des personnes handicapées ou défavorisées ».
Par personnes défavorisées, il faut entendre les demandeurs d’emploi, les membres de minorités défavorisées ou de groupes socialement marginalisés pour d’autres raisons.
Dans des conditions de concurrence normale, ces opérateurs économiques pourraient en effet difficilement être en mesure de remporter des marchés publics. Leur réserver l’accès à la procédure de passation permet dès lors de favoriser leur participation et valoriser leurs activités.

La législation émet cependant une condition : l’accès peut être réservé à ces opérateurs économiques pour autant qu’ils comptent au moins 30% de travailleurs handicapés ou défavorisés au sein de leur personnel.

En Belgique, les entreprises qui répondent, par principe, actuellement à cette exigence sont les « entreprises d’économie sociale d’insertion », dites EESI, dont les conditions dans la loi relative au plan d’action belge pour l’emploi.

Le pouvoir adjudicateur peut se référer à un type/une terminologie spécifique d’opérateur économique ou atelier protégé, légalement encadré.
Sont comprises sous le vocable « entreprises d’économie sociale d’insertion », les entreprises agréées par l’autorité régionale suivantes :

• Les ETA (entreprises de travail adapté) ;
• Les EI (entreprises d’insertion) ;
• Les CISP (entreprises de formation par le travail).

Ces document de marché n’appellent pas à proprement parler de rédaction supplémentaire : il suffit au pouvoir adjudicateur de compléter un formulaire sur la plateforme fédérale e-Procurement.

Voir la section « Publier/Inviter à soumissionner ».