L’estimation du montant du marché (en principe toujours défini hors TVA) avant le lancement de votre procédure de passation est une étape obligatoire et indispensable : elle permet de choisir la procédure à mettre en œuvre, le degré de publicité à donner au marché, mais aussi de correctement qualifier un marché mixte.

Comment faire une estimation correcte ?

L’estimation du montant du marché est l’évaluation de ce que vous coûtera l’exécution du marché sur toute sa durée. Cette estimation doit tenir compte du marché dans son ensemble, c’est-à-dire de la durée et de la valeur totales de celui-ci.

Cela inclus les travaux/fournitures/services attendus de même que les éléments incertains ou éventuellement actionnables tel(le)s que :

• les options exigées ou autorisées
• les lots
• les répétitions
• les tranches fermes et conditionnelles
• les clauses de réexamen
• les reconductions
• les primes ou paiements que le pouvoir adjudicateur prévoit au profit des candidats, participants ou soumissionnaires
• etc.

Quelques règles spécifiques

Les marchés publics de travaux : le montant estimé du marché inclut le coût des travaux et la valeur totale des fournitures/services nécessaires à l’exécution des travaux.

Les marchés publics de services: le montant estimé du marché inclut la rémunération totale du prestataire, y compris les primes, commissions ou honoraires, pour ce qui concerne les services d’assurance, bancaires/financiers ou impliquant la conception.

Les marchés publics de fournitures/services présentant un caractère régulier ou destinés à être renouvelés au cours d'une période donnée. Le montant estimé du marché doit :

• soit se baser sur la valeur totale réelle des marchés successifs analogues passés durant les 12 derniers mois, corrigée si possible pour tenir compte des modifications, en quantité ou valeur, qui surviendraient au cours de l’année suivant la conclusion du marché.
• soit se baser sur la valeur totale estimée des marchés successifs analogues passés dans les 12 mois suivant la première prestation ou au cours de l’exercice si celui-ci est supérieur à 12 mois.

Les marchés publics de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente (leasing) de produits.

• Le montant estimé du marché doit :
• pour les marchés de plus de 12 mois : inclure la valeur résiduaire estimée (prix d’achat lors de la levée de l’option d’achat même si l’achat n’est pas prévu)
• pour les marchés dont la durée ne peut être définie : se baser sur la valeur mensuelle multipliée par 48.

Les marchés publics de services à durée indéterminée ou supérieure à 48 mois et n’indiquant pas un prix total.

• Le montant estimé du marché = sa valeur mensuelle estimée, multipliée par 48.

Que faire en cas de sous-estimation

Il est formellement interdit de sous-estimer volontairement le montant ou la dépense à approuver de son marché dans le but de se soustraire aux règles de publicité et de concurrence. Pour autant, vous pouvez avoir sous-estimé ce montant ou cette dépense involontairement.

Cas n°1 : L’estimation erronée a été indiquée dans les documents de marché. Vous vous rendez compte de votre erreur alors qu’aucune offre n’a encore été déposée.

• Vous informez sans délai les opérateurs économiques de la nouvelle estimation dans la plus stricte égalité. En cas d’avis de marché, par le biais d’un avis rectificatif.

Cas n°2 : En prenant connaissance des offres reçues, vous constatez avoir fortement sous-estimé le montant du marché ou la dépense à approuver.

• Pouvez-vous attribuer le marché ?
  • • Oui - sauf cas n°3 ci-dessous- si vous disposez des fonds nécessaires et vous assurez, en amont et dans le respect de vos procédures internes, de faire valider cette augmentation de budget.

• Lors de la vérification des prix, devez-vous lancer la procédure de justification des prix anormaux ?
  • • Non. Dans ce cas-ci, les prix sont établis sur base des informations transmises à tous les soumissionnaires et sont « élevés » par rapport à votre estimation. Il ne s’agit pas  d’un prix qui s’éloigne de façon anormale de la moyenne des prix proposés dans les autres offres. Vous ne devez pas lancer de procédure de justification des prix.

Cas n°3 : La nouvelle estimation entraîne un dépassement du seuil de publicité européenne ou du seuil permettant le recours à la procédure choisie.

• Vous devrez prendre une décision de non-attribution et relancer le marché en suivant la procédure adéquate.

 Vous pouvez y recourir sans justification 

 Procédure ouverte (PO)  

La procédure de passation dans laquelle tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre en réponse à un avis de marché. 

 Procédure restreinte (PR) 

La procédure de passation à laquelle tout opérateur économique intéressé peut demander à participer en réponse à un avis de marché et dans laquelle seuls les candidats que vous sélectionnez peuvent présenter une offre. 

 Vous pouvez y recourir seulement dans certaines hypothèses et sous réserve, le cas échéant, d’une motivation adéquate 

 Marchés de faible montant 

 Le montant estimé du marché est < 30.000€ HTVA 

Les marchés de faible montant sont soumis à un régime particulièrement souple, c’est-à-dire uniquement à quelques dispositions générales de la loi relative aux marchés publics :  

• Celles relatives aux définitions ;  

• Celles relatives à certains principes généraux, à savoir : le principe d’égalité, de non-discrimination, de transparence et de proportionnalité ; la soustraction au champ d’application et limitation artificielle de la concurrence ; les conflits d’intérêts ; le respect du droit environnemental, social et du travail ; les opérateurs économiques ; le principe du forfait ; la révision des prix ; le bouleversement de l’équilibre contractuel ; la confidentialité ; les marchés réservés ; l’estimation du montant du marché. 

• Celles relatives au champ d’application. 

Vous devrez donc uniquement veiller à respecter les dispositions listées ci-dessus pour passer votre marché.  

Pour disposer d’une information complète sur ce type de marché, consultez la fiche pratique sur les marchés dits de « faible montant  et le document sur les seuils. Des modèles existent également. 

 Procédure négociée sans publication préalable (PNSPP) 

La procédure de passation dans laquelle le pouvoir adjudicateur demande une offre aux opérateurs économiques de son choix – au moins 3 dans la plupart des cas - et peut négocier les conditions du marché avec un ou plusieurs d’entre eux. 

Vous pouvez en faire usage lorsque : 

• La dépense à approuver est < 143.000€ HTVA      

• La dépense à approuver est > 143.000€ HTVA, si : 

  • Une urgence impérieuse résultant d’évènements imprévisibles et non imputables au pouvoir adjudicateur ne permet pas de recourir à la PO, la PR ou la PCAN

  • Aucune offre/demande de participation appropriée n’a été déposée suite à une PO ou PR 

  • La concurrence est inexistante du fait de l’objet du marché lui-même (création ou acquisition d’une œuvre d’art ou d’une performance artistique unique, existence de droits de propriété intellectuelle, raisons techniques) 

  • Il s’agit d’un marché répétitif 

  • Des conditions particulièrement avantageuses dont offertes par un opérateur économique suite à une cessation d’activité, une faillite, un concordat ou une réorganisation judiciaire 

  • Les fournitures concernées par le marché sont uniquement fabriquées à des fins de recherche, d’expérimentation, d’étude ou de développement 

  • Un changement de fournisseur entre deux marchés publics de fournitures (le second visant à renouveler partiellement ou étendre les fournitures et/ou installations d’un premier marché conclu il y a 3 ans max.) entraînerait une incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées 

  • Les fournitures concernées par le marché sont cotées et achetées à une bourse de matières premières 

  • L’attribution du marché dépend de la réussite d’un concours 

 Procédure négociée directe avec publication préalable (PNDAPP) 

La procédure de passation dans laquelle tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre en réponse à un avis de marché et dans laquelle le pouvoir adjudicateur peut négocier les conditions du marché avec un ou plusieurs d’entre eux. 

• Fournitures/Services : Le montant estimé du marché est < 221.000€ HTVA 

• Travaux : Le montant estimé du marché est < 750.000€ HTVA 

 Procédure concurrentielle avec négociation (PCAN) 

La procédure de passation à laquelle tout opérateur économique intéressé peut demander à participer en réponse à un avis de marché, dans laquelle seuls les candidats sélectionnés peuvent présenter une offre, et où les conditions du marché doivent en principe être négociées avec les soumissionnaires. 

• Fournitures/Services : Le montant estimé du marché est < 221.000€ HTVA 

• Travaux : Le montant estimé du marché est < 750.000€ HTVA 

Lorsque ces seuils sont dépassés vous pouvez recourir à la PCAN si : 

• Soit, les fournitures/services/travaux remplissent au moins un de ces critères : 

1. les solutions immédiatement disponibles doivent être adaptées pour répondre aux besoins ; 

2. les besoins incluent la conception ou des solutions innovantes ; 

3. une phase de négociation est nécessaire du fait de circonstances particulières liées à la nature, à la complexité (notamment juridique et financière) du marché ou en raison des risques qui s'y rattachent ; 

4. le pouvoir adjudicateur n’est pas en mesure de définir les spécifications techniques avec une précision suffisante ; 

5. L’accès du marché, dont le montant est inférieur au seuil de publicité européenne, est réservé. 

• Soit, aucune offre régulière ou acceptable n’a été remise suite à une PO ou PR .  

 Dialogue compétitif 

La procédure de passation à laquelle tout opérateur économique intéressé peut demander à participer en réponse à un avis de marché, où les candidats sélectionnés entameront un dialogue avec le pouvoir adjudicateur en vue de développer une ou plusieurs solutions aptes à répondre aux besoins du pouvoir adjudicateur et où seuls les participants au dialogue dont la ou les propositions ont été retenues seront invités à remettre une offre. 

Les hypothèses dans lesquelles il est possible de faire usage du dialogue compétitif sont les mêmes que celles prévues pour la procédure concurrentielle avec négociation, à l’exception du point 5 de la PCAN. 

La différence majeure tient au fait que, dans le cadre d’une PCAN, les opérateurs économiques ne participent pas à l’établissement des solutions qui permettent au pouvoir adjudicateur de fixer l’objet du marché . 

Partenariat d’innovation 

Le partenariat d’innovation a vocation à être utilisé lorsque le pouvoir adjudicateur a un besoin en produits, services ou travaux qui ne peut être satisfait par les produits, services ou travaux disponibles sur le marché. L’innovation est donc nécessaire pour créer les produits, les services ou les travaux recherchés. 

Pour choisir la procédure de passation la plus adéquate à votre marché, vous pouvez tenir compte de plusieurs critères tels que : le montant du marché ; le niveau de concurrence souhaité ; la durée de la procédure ; la possibilité de négocier,…

1. Quelle procédure choisir en fonction du montant estimé du marché et du type de marché ? 

2. Quelle procédure choisir en fonction du niveau de la concurrence ? 

3. Quelle procédure choisir en fonction de la durée de la procédure de passation ? 

Le choix de la procédure de passation peut également dépendre du délai de remise des candidatures/offres dont vous disposez pour aboutir à l’attribution d’un marché. 

En fonction de ce délai, vous opterez pour l'une ou l'autre procédure de passation. 

4. Quelle procédure choisir si vous souhaitez avoir la possibilité de négocier avec le soumissionnaire ? 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la négociation, consultez la rubrique «comment négocier une offre ? ».